Fullelektronisk arkiv i offentlig sektor
Interkommunalt Arkiv i Vest-Agder (IKAVA), i samarbeid med Kompetansesenter for e-forvaltning (KSeF), har som mål å Utvikle en faglig plattform som gir offentlige instanser - kommuner, fylkeskommuner og statlige etater - arkivfaglig og prosessmessig kompetanse til å kunne planlegge, implementere og drifte fullelektroniske (papirløse) arkiv på en sikker og effektiv måte i henhold til gjeldende lover og forskrifter.
De ønsker gjennom sitt prosjket å samle inn, bearbeide og formidle arkivfaglig kompetanse som gir grunnlag for å videreutvikle en kundefokusert e-forvaltning for innbyggere og næringsliv, der en vektlegger informasjon og tjenesteproduksjon innenfor "min-side-konseptet".
Prosjektet har til hensikt å utvikle tre en dynamisk håndbok som er tilgjengelig på Internett, og i tilknytning til denne et kursopplegg som dels skal være nettbasert, dels forgå på samlinger. I tillegg ønsker IKAVA å utvikle konsulenttjenester. Kurs, salg av konsulenttjenester m.m. kan utføres av de respektive IKA`ene (interkommunale arkiver dekker store deler av landet) gjennom samarbeid og etter avtale med KSeF.
Ved overgang til fullelektronisk arkiv må en forholde seg til et omfattende og komplisert regelverk. Omfanget og kompleksiteten avhenger særlig av hva slags type arkiver som skal gjøres fullelektroniske. Følgelig skal prosjektet både generelt og sektorvist kartlegge, tolke og forklare aktuelle lover, regler og standarder. Den sektorvise delen skal i første omgang gjøres med tanke på kommunal sektor, med sikte på et mulig oppfølgingsprosjekt når det gjelder særegne statlige og fylkeskommunale sektorer.
I prosjektbeskrivelsen skisserer IKAVA og KSeF opp noen sentrale problemstillinger:
- Hvilke kommuner har gjort hva innenfor fullelektronisk arkiv?
- Hva slags innføringserfaring sitter de ulike kommuner, leverandører og IKA'er med når det gjelder elektronisk arkiv, og hvilke ressurspersoner finnes blant disse aktørene?
- Hvilken kompetanse er tilgjengelig/utviklet innenfor dette fagfeltet?
Prosjektet skal ha som mål å utarbeide en sjekkliste over hvilke forberedelser og vurderinger som må gjøres i forkant av en overgang til fullelektronisk arkiv. En slik sjekkliste vil inneholde oversikt over lover og regler, hvilke systemer som finnes, problematikk rundt digitale signaturer, elektroniske skjemaer, personvernsproblematikk, datatekniske utfordringer, langtidslagring, og konverteringsprolemtaikk mellom ulike formater og dataløsninger.
Kompetansefondet har bevilget kr. 200 000,- til prosjektet.